常技字〔2021〕16号
常德技师学院关于印发《档案管理制度》等文件的通知
各处室、教学系：
现将学院《档案管理制度（试行）》《档案资料过程管控工作规定》《档案安全管理应急预案》《档案信息安全管理工作规范》印发给你们，请按照要求，认真抓好工作落实。
常德技师学院
2021年9月2日
档案管理制度
（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学院档案工作，提高档案科学管理的水平，充分发挥档案的作用，使之更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其相关的法律、法规，重新修订《常德技师学院档案管理制度〔修订〕》。
第二条 本制度所指的档案，系指学院在教学、科研及各项管理活动中形成的，反映学院历史，对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。
第三条 档案工作是学院各项管理工作的组成部分，是反映和维护学院真实历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一，应纳入学院整体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围。
第四条 档案是学院的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 档案机构及其任务
第五条 学院办公室下设综合档案室，是学院档案工作的职能管理部门，负责学院档案的规范保管和提供利用及业务指导和监督。
第六条 学院成立由党委书记为组长、相关职能部门负责人为成员的档案工作领导小组，作为全学院档案工作的组织、协调、监督和咨询机构，并接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第七条 学院各部门必须明确一名负责人分管本部门档案工作，并配备兼职档案资料员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第八条 对需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，也可根据实际情况设立档案分室管理，档案分室应接受学院综合档案室的业务指导。
第九条 学院综合档案室
（一）基本任务：
1.宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策，规划全学院档案工作；
2.制订学院档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况；
3.接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全学院各类档案及有关资料；
4.编研、出版档案史料，编制检索工具，开发档案信息资源；
5.组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
6.开展档案利用工作；
7.建立健全学院档案工作管理网络，负责对学院各部门的专（兼）职档案人员进行业务培训；
8.开展档案宣传活动，充分发挥档案服务学院、社会的功能；
9.开展档案协作、学术研究和交流活动；
10.完成学院领导交办的其他任务。
（二）档案管理员岗位职责：
1.认真学习档案管理有关法律、法规、规章，熟悉档案工作操作流程和管理制度，搞好本职工作。
2.做好档案的查阅、复印、登记和统计工作，不断提高档案的利用率。
3.经常检查档案的保管情况，坚持做好“八防”工作，确保档案安全。
4.切实做好学院各处室、各单位档案接收、编号及归档工作。
5.遵守国家和学院保密规则，做好档案保密工作。
6.完成领导交办的其它工作。
第三章 档案工作人员
第十条 综合档案室应配备政治素质良好、具有大学以上学历或一定专业知识的档案工作人员。
第十一条 学院各部门应配备1—2名兼职档案资料人员，并要求在一定时期内保持相对稳定。
第十二条 档案工作人员必须热爱档案事业，忠于职守，勇于创新，遵守纪律，严守机密。应认真学习并掌握档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。刻苦钻研业务，不断提高档案专业技术水平。
第十三条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位责任，对成绩突出的档案工作人员予以表彰奖励，对工作失职、造成重大损失或严重影响的，按照《中华人民共和国档案法》及其相关法律、法规追究责任。
第四章 档案的形成与归档
第十四条 综合档案室根据国家档案工作的法律、法规，制订和完善学院各类档案的归档制度、实施细则，并根据需要进行修订、完善。
第十五条 学院各部门必须把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入本部门工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，并将归档工作纳入教学、科研及管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 学院各类档案实行文件材料形成部门归档制度。各部门兼职档案人员按照综合档案室的要求做好文件材料收集、整理等工作。各部门应按综合档案室规定的时间和程序办理各类档案的移交手续。
第十七条 各类档案的归档范围、归档时间、保管期限、归档手续，根据学院综合档案室有关归档制度的要求执行。
第十八条 归档的文件材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰，符合档案保管的要求。
第十九条 所有档案由学院综合档案室保管，根据国家相关规定可向当地国家档案管理机构移交。
第二十条 学院各职能部门或个人在其从事教学、科研及管理活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种形式和载体的文件材料，必须按照规定向学院综合档案室移交归档，任何单位或个人都不得据为己有或拒绝归档。
对个人在非职务活动中形成的对学院和社会有保存价值的文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。个人向综合档案室捐赠有重要保存价值的档案时，学院应予以奖励。
第五章 档案的管理与利用
第二十一条 学院综合档案室应根据上级有关规定，结合实际情况，制订学院档案实体分类方案，并对所有档案进行分类、整理、编号、编目和上架排列。
第二十二条 学院综合档案室负责组织对保管期限已满的档案进行初步鉴定，对失去保存价值的档案登记造册，报经学院档案工作领导小组批准后，按规定程序予以销毁。未经鉴定和批准，任何组织和个人不得擅自销毁档案。
第二十三条 学院综合档案室应确定专人负责档案的统计工作，并定期对库藏各类档案进行统计，按上级主管部门的要求及时报送各种报表。
第二十四条 学院综合档案室应研究和改进档案保护技术，对发生破损、字迹褪色、虫蛀或霉烂等现象的档案，要及时写出报告，经学院领导批准后，组织人力、物力进行修复、复制、消毒等工作。
第二十五条 学院综合档案室所保存的档案，主要供本学院利用。如学院外有关单位或个人需查阅，应持介绍信和身份证，经学院有关部门负责人及档案部门负责人同意后方可查阅，并按有关规定收费。
第二十六条 学院综合档案室应做好档案的安全保密工作，严格控制涉密档案的使用范围。凡要求查阅、摘录、复制涉密档案的，须经学院有关部门同意，并经档案部门负责人批准后，按规定办理相关手续。
第二十七条 学院综合档案室应为利用者提供必要和高效的检索工具。
第二十八条 学院综合档案室应积极开展档案编研工作，更好地为学院教学、科研及各项管理工作服务。出版和公布档案，须报请学院主要领导批准。
第六章 库房和设备
第二十九条 学院必须为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的保管、利用场所，尽可能实行办公室、阅档室、库房三分开，库房建筑要符合《综合档案室建筑设计规范》的要求。
第三十条 学院档案库房应有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设备和措施。
第三十一条 学院综合档案室信息化工作应纳入学院数字校园建设，配置复印机、计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以适应档案现代化管理的需要。
第七章 奖励与处罚
第三十二条 学院综合档案室应建立检查、考核和评估制度，加强对专（兼）职档案人员的检查、评估，对在档案工作中表现突出的单位和个人予以表彰和奖励。
第三十三条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为已有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第三十四条 对违反档案法律法规的人员，学院按照国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》执行。
第八章 附 则
第三十五条 本制度由学院综合档案室负责解释和修订，自批准之日起执行。
档案资料过程管控工作规定
第一条 为加强学院档案的归档、整理、移交、保管、保密、利用、统计、鉴定、编研、销毁等全过程管控工作，有效地保护和利用学院档案，为学院的发展和经营服务，根据《湖南省档案管理条例》、湖南省《档案管理规范化建设评价规范》和《常德技师学院档案管理制度（试行）》，结合学院管理实际，特制定本规定。
第二条 形成归档
（一）归档范围：
学院应归档的档案资料包括：文书档案、科研档案、基建档案、会计档案、学生档案、人事档案、实物档案、特殊载体档案等。
1.文书档案：主要内容包括学院党群部门、行政职能部门（科研、基建、财务等部门外）工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
2.科学技术研究类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
3.基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
4.计划财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。
5.学生档案类：主要是学生在入校后所形成的各种文件材料，即学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名，家庭住址，身份证号等基本个人信息，以及专业、学号，入学时间，学籍情况等学院相关信息。
6.人事档案类：人事档案是学院的教职员工的个人文件材料，包括个人德、能、勤、绩等方面的内容。
7.实物档案类：主要内容包括学院各项活动中获得的奖状、证书、实物等材料。
8.特殊载体类：主要内容包括学院各项活动中形成的，或者外部形成与本校有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。
（二）归档时间：
党政部门和按年度归档的部门在次年4月前归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档；仪器设备在开箱验收后归档。
（三）归档要求：
1.对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。
2.除人事档案、会计档案、学生档案分别由学院组织人事处、财务处、学生工作处负责保管外，其它档案资料均由学院综合档案室负责整理分类、编目、立卷和归档管理。
3.实行按文件材料形成部门预整理制度（简称部门初步整理）。整理人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求进行整理后，统一移交学院综合档案室。
4.归档的文件材料同一类的应格式一致、书写装订工整、字迹图橡清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。
第三条 档案整理
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等使之有序化的过程。整理工作由形成部门与档案部门共同完成。
（一）形成部门的整理工作
纸质文件形成部门的整理工作主要内容包括：对文件材料归档鉴定、修整、组件、编页号、编制移交目录、加装归档文件封面、装订。
1.鉴定
应归档文件材料的范围，见《常德技师学院文件材料归档范围和档案保管期限相关规定》。
下列文件材料不归档：外来文件与学院管理和业务无关的文件；重份文件。
2.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整；归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000《档案修裱技术规范》予以修复，字迹模糊或易退变的，应予复制；归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
3.组件
（1）件的构成 归档文件一般以每份文件为一件；正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要一般一次会议为一件；会议记录一般一本为一件；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
件内文件的排序是：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（2）编页号 纸质归档文件应以件为单位编制页码；页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）装订 归档文件一般以件为单位装订。
4.组卷
（1）各部门兼职档案资料员负责档案的预立卷工作。
（2）组卷方法：
①分类：按文件名称，相同类型可组成一卷，不同类型的则必须分开组卷。
②排列：按重要程度和时间先后排列
③编制页码：若以件为卷，文件内有页码的，一般无特殊情况可不必再次编页码；若以册、本为卷，一卷内有两份及以上文件，需编制页码。
编页码要求：卷内材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线的下角。
④编制卷内目录：若以件为卷，不必编制目录，但在移交档案馆时提供文件分类排列后的目录清单及移交清单；若以册、本为卷，需编制案卷、卷内文件目录。
（二）档案部门的整理工作
1.纸质文件的整理，档案部门主要工作内容包括：纸质归档文件的分类、划分保管期限、排列、编制档号、装盒和排架。
2.归档文件分类方法采用年度-保管期限-机构(问题)方法进行分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。
3.划分保管期限。依据学院文件材料归档范围和保管期限表，确认、修改和划分归档文件保管期限。
4.归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
5.装盒及填写备考表。
第四条 档案移交
（一）学院各处室、教学系兼职档案资料员应主动向学院办公室综合档案室按规定移交文件材料。
（二）各处室、教学系兼职档案资料员在移交前应对其进行整理，文书以件为单位、按保管期限（初步区分）整理并编制卷内文件目录后装盒；科技、业务、会计等以卷为单位进行预立卷，编制卷内目录后装盒。
（三）档案移交时，由各处室、教学系兼职档案资料员编制两份档案目录移交清单（后附详细的档案目录表），由交接双方在其上签字，写清交接时间。
（四）档案的具体移交时间按本规定中相关条款办理。
（五）国家档案馆按国家档案管理相关法律法规要求学院移交属于国家级内容档案目录时，应积极配合，按国家档案进馆要求和标准进行完善后报学院主要领导签字同意。
（六）学院综合档案室档案管理员在办理档案接收或移交时，除双方签署移交单外，还应对库房内档案数量进行相应的增加或减少的变更统计。
第五条 档案保管
（一）学院所有档案资料均进行专人、专柜、专库管理。
（二）档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
（三）档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。
（四）档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
（五）对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。
第六条 档案保密
（一）档案工作人员应参照国家的规定和学院保密制度，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报学院党委会，经批准后执行。
（二）所有档案资料划分四个密级：公开级、秘密级、机密级和绝密级。密级档案由学院机要部门独立保管，解密后应移交给学院综合档案室统一保管。
（三）档案工作人员要有高度的责任心，严格执行关于档案的接收、管理、借阅、使用、统计、鉴定、销毁等制度，以法治档，认真履行审批、登记、签字手续。
（四）对于机密、绝密档案指定专人特别保存。
（五）非综合档案室工作人员未经允许不得进入档案库房，任何人未经批准不得将档案带出综合档案室，不得私自复制档案。
（六）档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。
（七）对于需要销毁的档案或材料必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。平时办公废纸、废件、重复件等，需妥善保存送造纸厂销毁，不得随意当垃圾倾倒。
（八）管理好档案库房及档案柜门锁钥匙是档案工作者的责任，不得丢失、借出。
（九）综合档案室工作人员要互相监督执行、经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。
（一）学院员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。
（二）查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为《保密制度》中知晓范围外的员工或学院外部人员，须填写《档案查阅(借阅)申请单》，经档案管理员审查，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。学院员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。
（三）档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由学院综合档案室审批;秘密级档案由学院办公室领导审批;机密级档案由分管院长审批，绝密级档案由学院院长审批。
（四）原则上密级档案原件概不外借，综合档案室可对密级以上的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由综合档案室回收、保管和销毁。
（五）查阅、借阅学院档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。
（六）严禁学院员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照学院有关规定予以处罚。
第八条 档案统计
（一）档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记薄、统计台帐，定期进行统计分析。
（二）各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，可由学院综合档案室负责人指定专人负责填报。
（三）要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
（四）定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数、总结档案利用效果。
（五）档案统计人员要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定，按时向全国档案事业统计年报计算机管理系统，报送档案工作基本情况统计报表。
（六）对于上报的档案统计报表，由本学院主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份电子档案存档备查。
（七）统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查，综合分析对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。
第九条 档案安全
（一）档案库房管理由专人负责，非工作人员，未经允许，不得擅自进入库房。
1.库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐及私人物品，切实做好防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防强光和防污染等安全工作。
2.保持库房布局合理、清洁、整齐、美观，档案柜架应排列整齐，编排有序；各种标识明确易懂；档案存放要科学合理，查找方便。
3.每年应对库存档案的数量、质量和保管情况进行定期检查，发现问题及时处理，必要时报告分管领导；对防虫药剂的消耗情况定期检查并及时更换。
4.每天上班要检查库房有无异常情况、记录温湿度，按标准及时调节；下班前要关好门窗及档案箱柜，关闭电源和相关设备。
（二）严格执行学院消防制度和规定，定期检查办公电源、电器、设备及消防装置，严禁使用明火、乱拉乱装线路、违规用电，下班前切断电源、关闭门窗，杜绝安全隐患。
（三）档案用房应划分库房、办公、整理、利用等区域，严格按不同功能分区开展工作，禁止在档案库房、整理室等档案工作用房会客，未经允许，非工作人员不得翻阅库藏档案和资料。
（四）严格执行档案借阅利用制度，借出档案要催还或办理续借手续，已还档案要及时清点、核对、入库。
（五）严格执行档案鉴定销毁制度，日常办公废纸、废件、重复件，应妥善积存，定期销毁，不得随意当垃圾乱扔。
（六）未经批准，任何人不得私自将库藏档案和资料带出档案室库，更不得私自复印、摘抄和传播。档案工作人员离开时，要随手关门落锁。
（七）档案工作人员必须认真执行《档案法》、《保密法》及学院的保密制度，库藏密件由专人、专柜按规定管理，不得利用网络存储和传递。
（八）档案部门的电脑、存储设备等要采取防毒和杀毒措施，定期升级更新。未经允许，非工作人员不得使用档案部门的相关设备。
（九）档案管理系统由专人负责维护，档案数据库、光盘档案、日常办公的电子文档和数据应定期检查和备份。
第十条 档案鉴定
（一）成立以分管领导和有关负责人、档案管理人员、相关技术人员参加的学院档案鉴定小组，确保鉴定工作的质量。
（二）根据国家有关保管期限的规定，对接收进库的档案和已过保管期限的档案进行认真鉴定，确定是否还有继续保存的价值，根据其价值做出该档案的销存决定。
（三）开展重要档案的鉴定与划分工作，确定重要档案的范围。
（四）根据需要，定期或不定期对馆藏档案进行鉴定工作，每次鉴定要写出鉴定报告，填写档案鉴定情况记录和档案销毁清册，由鉴定小组领导签名，并注明鉴定日期。
（五）开展档案解密划控工作，按规范要求编制开放档案目录。
第十一条 档案编研
学院综合档案室根据馆（室）藏档案和学院需求，在研究档案内容的基础上，以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，编写成参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。如《发文制度选编》、《会议纪要选编》、《组织沿革》、《大事记》、《全宗指南》等等。档案编研步骤如下：确定主题；收集材料；搭建框架；编写页码；编制目录；装订成册。
（一）学院综合档案室根据需要，可以组建学院档案编研小组，负责编制学院档案各种参考资料，编写学院发展史等。
（二）综合档案室每年应根据档案内容选择主题，编制如《发文汇编》、《工作方案汇编》、《上级来文选编》等。
（三）档案编研选择的主题必须真实、实用、有价值，对于较重要的、利用频率高的档案编制成参考资料。编研主题选取后，报综合档案室领导审定，根据其结果进行相关编研工作。
（四）编研过程中，收集的材料一般是正式文件的复印件或复制件，如有重份文件可归入其内编制，严禁单份归档文件归入编研资料内。
第十二条 档案销毁
（一）对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案清点并编制档案销毁清册。
（二）学院档案管理员将档案销毁清册上报综合档案室负责人审查，经办公室主任审核，报学院分管领导批准后，方可销毁。
（三）任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由学院院长审批，机密级和绝密级档案的销毁由学院党委会研究决定。
（四）档案销毁时应有二人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。
（五）对需销毁的档案应提出鉴定意见并编制销毁清册，监销者应在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期，征求有关部门意见，报请院相关领导批准，方能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
（六）档案销毁必须严格掌握，慎重从事，严格执行保密规定，若销毁的数量多，应送当地档案局保密机构或造纸厂当场粉粹或打浆，严防信息泄密。档案销毁后应在原目录上注销，并将档案鉴定意见和销毁清册存入学院全宗卷或单独保存。
档案安全管理应急预案
为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件，确保学院档案资源安全，根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定，结合学院实际，特制定本预案。
一、工作原则
预防为主、防范为先；档案为重、应急联动。
二、适用范围
本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括：水灾、地震等。突发性事故包括：火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃。上述灾害如对管理处档案造成威胁，出现险情，应及时组织抢救。
三、组织领导
成立学院档案安全应急领导小组，小组内设办公室和应急现场指挥部，办公室为常设部门，负责部署、检查档案安全工作，组织开展应急事件处理培训，宣布应急状态的启动和解除，宣布成立应急现场指挥部；应急现场指挥部为临时机构，全面指挥调动应急工作队，调配应急资源，按程序实施应急抢险。
组 长：田淑平
成 员：滕 伟 文 伟 文兰球 彭翠兰 毛志强 黄涛雄 吴桂花 黄生宏 刘 峰 宋祥弟 徐光辉 王海军 王建权 蔡传方 张 玲 姜 宁 何新国 张孝平 万小平 黄连舫 郭 晨 李 瑛
四、工作目标
（一）采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。
（二）保护未受损的档案资料。
（三）抢救已受损的档案资料。
（四）尽力减轻对档案资料的损害程度。
五、工作重点
（一）重点区域：
1.档案库房；
2.重点、要害部位；
3.各处室办公室。
（二）工作内容
1.保护未受损的档案资料。
2.抢救已受损的档案资料。
六、抢救顺序
在确保人员人身安全的情况下，应按下列顺序进行抢救：
（一）文书档案（先永久，后定期）；
（二）会计档案；
（三）科技档案；
（四）声像档案；
（五）电子文件档案；
（六）实物档案；
（七）档案目录和检索工具。
七、应急保障措施
（一）建立健全灾害应急培训制度，加强安全教育，增强防灾减灾意识，定期组织安全应急演练。
（二）健全与派出所、消防队等专业队伍的联动机制。当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度减少损失。
（三）抢险救灾小组成员应熟悉抢险岗位、职责及救灾设备存放位置、使用方法。
（四）要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器材应每年更换一次，保证消防通道畅通。
（五）每半年安排专业人员对档案室各类仪器进行检测，确保其正常运转。
（六）档案库房、办公室严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品。
（七）档案库房实行专人管理，非库房管理员未经允许不得出入库房。
（八）库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点，加强对利用档案的监控，利用完毕应及时检查，归还上架。
（九）选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对于重要数据要实行实时备份。
八、应急预案
（一）一般性灾害的处置
1.发现办公室、档案室有被烧异味或墙面、地面、暖气漏水等现象，应立即报告领导小组，查找险源。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。
2.发生虫害、鼠害时，库房管理员应立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理，防止交叉感染；对受损档案及时进行修复，并将情况及时上报。
（二）较大灾害的处置
1.较大火情
（1）发现火情立即发出警报，迅速灭火和疏散，切断电源，同时向领导小组汇报。
（2）抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明受灾地点。
（3）在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至同楼层安全区域；火情严重时，转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。
（4）及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。
2.较大水情
（1）发现水情立即报告给领导小组，同时迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。
（2）迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。
（3）视档案库房进水情况，由领导小组确定档案转移处置意见，立即组织实施。档案转移由专人负责。
（4）当遇强降雨时，库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏，应立即向领导小组报告，派专人抢修和维护，库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。
3.档案被盗、泄密
（1）应及时保护案发现场，向领导小组报告。
（2）向公安机关报案，积极提供破案线索。
（3）档案员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。
（4）查明原因，追究责任，总结改进。
（三）重大灾害的处置
发生威胁档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。
九、非工作时间责任人及责任
落实24小时值班和领导带班制度，确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情，值班人员及带班领导为直接救灾责任人，其责任是：
（一）迅速拨打电话报警。
（二）电话通知分管领导或其他责任人。
（三）工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。
（四）在不危害人身安全的情况下，阻止灾情。
（五）在公安、消防、供电及其他抢险人员到来后，及时指明灾险部位。
（六）抢险结束后，报告灾情情况。
十、灾后工作
（一）抢救能够补救和修复的档案、资料。
（二）将灾害发生原因、造成损失及处理结果迅速上报。
（三）根据灾情情况，对抢险救灾有功人员进行表彰，对抢险救灾中伤亡人员及家属进行慰问或安抚，对有关事故责任人按有关规定严肃处理。
档案信息安全管理工作规范
总 则
第一条 为进一步加强档案网络与信息安全管理，防范各种网络攻击和破坏行为，保障网络与信息系统持续稳定可靠运行，根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》《常德技师学院档案安全管理应急预案》等，并结合学院实际，制定本规范。
第二条 本规范所指的档案信息安全是指学院档案信息网络系统的硬件设施、系统（系统中的数据信息）及实体档案信息受到保护，不受偶然或恶意原因而遭到破坏、更改和泄露，系统连续可靠正常运行，档案实体信息严格保密。
第三条 学院档案信息安全管理的原则是：整体规划、分步实施；安全、业务与网络“三系统”同步建设；确保在信息安全与投入经济实用的前提下进行适度安全的信息化建设。
第二章 机构与职责
第四条 学院成立档案信息安全管理工作小组，由学院档案工作领导小组组长任组长，学院综合档案室、信息技术中心分管领导为副组长，相关处室领导为成员，在学院网络安全与信息化领导小组的领导下开展工作，负责学院档案信息网络的维护，检查档案网络与信息安全工作，协调处置重大网络与信息安全事件等。
第三章 安全管理
第五条 人员安全管理。本处室人员必须遵守国家有关法律法规和学院的有关管理规定，严格执行信息安全保密制度，不得危害网络安全，不得利用网络从事危害国家安全、荣誉和利益，编造、传播虚假信息扰乱经济秩序和社会秩序，以及侵害他人名誉、隐私、知识产权和其他合法权益等活动，自觉配合国家和学院有关部门依法进行的监督、检查。发现违法有害信息，应及时向学院有关部门报告。关键岗位的计算机使用和管理人员应签订信息安全与保密协议，明确信息安全与保密要求和责任。未经批准，不得擅自提供信息系统数据。
第六条 规划设计安全。网络信息系统的规划与设计必须满足安全运行和信息保密的需要；网络信息系统建设过程中，必须同步设计和实施网络与信息安全系统。
第七条 信息系统安全。网络信息系统所采用的网络和信息安全产品，必须有国家认可的相关机构的测评认证，并履行相关的审批手续；网络信息系统相关的网络设备、服务器设备、网络操作系统、数据库管理系统在安装调试完毕后，必须有准确无误的系统安装、配置文档。
第八条 数据信息安全。应安排专人负责定期修改学院网络设备和系统的系统口令和管理口令，在修改和调整网络设备和系统的各类配置后，要及时、准确地做好操作记录，并妥善保管文档；应定期检查学院设备和系统的漏洞，及时升级系统和安装补丁程序，消除系统和设备的潜在安全隐患，发现可能由病毒等导致的异常行为或安全问题，应立即断网处置。严格遵循“保密信息不上网，上网信息不保密”的原则，认真执行《档案保密安全制度》，涉密信息系统不得接入校园网络。
档案数据信息应定期备份，一式二份转储到不可更改的介质上，分别保存。存储介质应定期测试，光盘每四年复制一次。
第九条 设备安全管理。学院信息系统管理员要使用好、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为；要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线；任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告学院办公室或综合档案室领导，由专业人员进行维修。
第四章 保障体系
第十条 发生网络与信息安全突发事件时，按照《常德技师学院档案安全管理应急预案》采取相应处置措施，采取一切必要手段，组织各方面力量全面进行安全事件处理工作，把不良影响与损失降到最低点。
第十一条 选用责任心强、有管理经验和专业技能的人员从事网络与信息安全管理工作，并积极参加专业技术培训，确保学院档案信息系统的安全。
第十二条 重视和加强网络法规教育，教育和督促学院人员文明上网和守法上网；并积极参加学院信息技术中心组织开展的网络与信息安全教育活动，提高学院人员的信息安全和防范意识。
第五章 安全责任与处罚
第十三条 本部门工作人员应当履行安全职责。如因未尽职责或管理不善而造成严重后果的，将依法依规追究其相应责任。
第六章 附 则
第十四条 本规范自批准之日起实施，由学院综合档案室负责解释，学院信息技术中心技术协助。