第一章 总 则
第一条 为加强学院文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条 任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为己有或私自销毁。工作变动或离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员进行交接，不得擅自带走或销毁。
第二章 归档范围
第三条 凡是在工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值的，能在维护国家、单位及职工权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等均属归档范围。
第四条 文件归档范围和保管期限详见附件1。
第三章 归档时间
第五条 归档时间，指文书处理部门或业务部门向学院档案室移交档案的时间，归档时间为次年四月底。各部门将上一年度形成的文件材料收集齐全，经过整理、组件、编制目录后向学院档案室移交。
第四章 归档要求
第六条 归档要求，即归档文件的质量要求，是指对归档文件在系统性，完整性和技术加工方面的要求。学院档案室一般不接收未经整理的零散文件,归档文件必须是有各部门档案员进行收集、鉴定、分类、排列、编号、编目等环节形成的有紧密联系的保管单位。归档文件的质量直接影响档案室工作的质量。
第七条 一个年度的文件材料按照归档范围收集，要做到齐全完整。归档文件必须保证质量，符合要求。
第八条 归档文件整理的原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。
第九条 归档文件整理：是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目，使之有序化的过程，归档文件的整理单位是件。
第十条 在归档文件材料中，要求将有紧密联系的文件材料放在一起组成一件。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，可单独为一件）；正文与附件为一件；文件附有文件处理单、拟办单或领导批文的、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表名册、图表等可按其本来的装订方式一册（本）为一件；来文与复文（如：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）为一件。
第十一条 照片、光盘等声像档案与其它文书档案一起整理，并用文字标出摄像或录音（像）的对象、时间、地点、内容等，分别保存。
第十二条 对归档文件材料的一些具体要求。
一、不同年度的文件一般不得放在一起，一般文件应归入写成年。但跨年度的请示与批复，应归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的会议文件归入开幕年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办结或结案年。
二、年度计划、总结、报表、预决算等应归入针对年。多年的规划归入针对的开始年；多年的总结归入针对的最后年；总结和计划写在一起的归入总结针对年。
三、转发或批转文件，翻转文件，转发单位在转发文中有具体要求的，可按转发时间归档。如无具体要求，应按原件发文时间归档。
四、临时机构在工作中形成的文件，可分开年度归档，形成的文件数量不多，也可归入工作进行的主要年度。
第十三条 归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内保持文件之间的有机联系，按事由结合时间重要程度等排列。
一、同一事由内归档文件的排列。按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。（事由可以指一件事，或一个问题，或一般较紧密工作的自然流程等）。
二、不同事由内的归档文件排列。按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。
三、密不可分的文件排列。要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后，结论性材料在前，依据性材料在后。
第五章 归档手续
第十四条 移交手续，就是各业务部门向学院档案室移交归档范围（附件1）目录中规定的文件的交接手续。由各处室、系部的档案员提供归档文件移交目录一式三份，学院档案室根据归档范围对文件进行逐件清点，检查归档文件整理质量，核对移交目录，确定归档文件与归档文件目录相符后，交接双方在移交目录备考表(附件2)上签名。移交目录一式三份，分别留存备查。其中一份退还移交部门保存。
第六章 附 则
第十五条 本制度自下发之日起执行。若上级有新规定，以新规定为准。
2017年6月26日
附件1
常德技师学院
文书档案归档范围和保管期限表
一、办公室
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1会议文件材料 1.1本院召开的工作会议、专题会议文件材料 1.1.1请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 1.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 1.2党委会议和校务会会议记录、纪要 1.3院领导讲话、教职工会议记录 1.4院领导参加的全国、全省、全市会议与学校工作有关的文件材料 1.5代表本院参加全国、全省、全市性会议的典型发言、经验介绍 1.5.1重要的 1.5.2一般的 |
永久 30年 永久 永久或30年 30年
永久 30年 |
2党和国家、省、市领导人视察学院工作形成的文件材料 2.1重要的 2.2一般的 |
永久 30年 |
3综合性文件材料 3.1代市委、市政府起草的文件材料 3.2本院的请示、报告与上级机关的批复、批示 3.2.1重要的 3.2.2一般的 3.3联合行文的文件材料 3.3.1本院为主的 3.3.2本院协办的 3.4制度、计划、总结、统计、调研等文件材料 3.4.1本院制度及年度和年度以上的计划、总结、统计材料 3.4.2本院重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 3.5党中央、国务院、省级及市委、市政府及人社、教育部门制发的有关中职学校、技工院校工作的方针、政策、意见、办法、规定等文件材料 3.6市级部门的交办函、提案及市级领导的批示 3.6.1重要的 3.6.2一般的 3.7同级机关、下级机关的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料 3.7.1重要的 3.7.2一般的 3.8大事记、组织沿革、年鉴等 |
永久
永久 30年
永久 30年
永久 30年
30年
永久 10年
永久 10年 永久 |
4学院事务管理文件材料 4.1与有关单位签订的合同、协议等文件材料 4.1.1重要的 4.1.2一般的 4.2机构及法人登记、审批、年审及年检文件材料 4.3本院物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 4.4文明创建文件材料 4.4.1重要的 4.4.2一般的 4.5新闻宣传文件材料 4.5.1重要的 4.5.2一般的 |
永久 10年 永久
30年
永久 10年
永久 10年 |
二、组织人事处
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划、总结 1.2党组织工作形成的文件材料 1.2.1党支部换届工作会议报告、选举结果、上级组织批文等文件材料 1.2.2党支部会议记录、纪要 1.2.3支部年度工作计划、总结、表彰等材料 1.2.4本校党员名册、统计表、党组织关系介绍信等材料 1.2.5制定的关于机关党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施 1.2.6党员教育活动中形成的文件材料 1.2.6.1重要的 1.2.6.2一般的 1.2.7中心组学习资料 1.2.8统战工作文件材料 1.2.8.1重要的 1.2.8.2一般的 |
10年
永久 30年 30年 永久 30年
永久 10年 30年
永久 10年 |
1.3人事工作文件材料 1.3.1本院制定的人事工作制度、规定、办法等文件材料 1.3.2人事任免材料 1.3.2.1任免通知、请示、批复 1.32.2考察及备案材料 1.3.3先进单位、劳动模范、先进工作者等各种奖励相关的文件材料 1.3.4对本院有关人员的处分材料 1.3.4.1受警告（不含）以上处分的 1.3.4.2受警告处分的 1.3.5职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复员转业军人安置等文件材料 1.3.6职称评聘及聘用人员的管理 1.3.7人事考核文件材料 1.3.8职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根 1.3.9干部职工名册、工资表统计年报表 1.3.10“五险一金”文件资料 1.3.11出国、出境考察审批手续、执行日程、考察报告等文件材料 |
30年
永久 10年 永久
永久 30年
永久 永久 永久 永久 永久 30年 30年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、党团组织上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本校荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 30年 |
三、纪检监察、工会老干办
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1 .1纪检监察文件 1.1.1年度及以上工作计划、总结 1.1.2本院制定的纪检监察工作制度、规定、办法等文件材料 1.1.3本院处理的人民来信来访文件材料 1.1.3.1有领导重要批示和处理结果的 1.1.3.2其它有处理结果的 1.1.4纪检监察工作中形成的综合性报告、调查报告 1.1.4.1重要的 1.1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 30年
永久 30年 |
1.2工会工作文件材料 1.2.1年度及以上工作计划、总结 1.2.2工会工作中形成的文件 1.2.2.1工会、教代会换届选举结果 1.2.2.2工会、教代会会议议程、工作报告、会议记录及形成的决议决定 1.2.2.3工会活动中形成的文件 1.2.3计生工作形成的文件材料 1.2.3.1本院制定的计生工作的有关制度、规范等文件 1.2.3.2召开的有关计生工作的各种会议资料 1.2.3.3计生工作有关的各种资料、报表、台帐等 1.2.3.3.1重要的 1.2.3.3.2一般的 1.3老干工作形成的文件材料 1.1.1离退休人员管理服务工作中形成的具有保存价值的资料。 1.3.2组织离退休干部开展政治理论学习和文体等活动形成的有关材料 1.3.3组织老同志参观考察的有关资料 1.3.4离退休干部党支部开展活动和支部生活会的有关资料 1.3.5本院形成的重要请示、报告和批示材料等 1.3.6其他 |
10年
永久 30年 10年
10年 10年
永久 10年
30年 10年 10年 10年 永久或10年 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
四、财务处
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2学院的财务管理和资产管理规章制度 1.3本院财务预算、决算 1.4审计文件 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.5学院各类资金的收取、管理和核算工作中形成的文件 1.5.1重要的 1.5.2一般的 |
10年 30年 永久
永久 30年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
五、教务处
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院的教学改革方案、教学管理的规章制度 1.3本院专业建设规划、师资队伍建设规划 1.4本院在日常教学中的运行、协调、管理中形成的文件 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.5教师业务档案 1.6教师和学生在各类竞赛获奖情况 1.7教师论文发表情况 |
10年 30年 30年
永久 30年 永久 永久 永久 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
六、学生处（与院团委合署办公）
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院学生管理工作中的各项规章制度 1.3学生助学金、奖学金、困难补助金的文件资料 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.4本院在日常学生管理中形成的文件 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.5新生注册表、毕业生花名册 1.6学生学籍档案及毕业证管理 1.7共青团工作中形成的文件 1.7.1团组织工作制度，团员发展材料 1.7.2换届会议议程、工作报告 1.7.3换届选举结果、上级组织批文材料；团员组织关系介绍信及存根、花名册 |
10年 30年
永久 10年
永久 30年 永久 永久
10年 30年 永久 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
七、后勤处
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院后勤管理工作中的各项规章制度 1.3国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4本院物资采购、基建维修、食堂管理、校园环境及绿化工作中形成的文件 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.5招投标文件及合同、协议文件 1.5.1重要的 1.5.2一般的 1.6基建档案 1.7水电资料 |
10年 30年
永久 10年
30年 10年
永久 10年 永久 永久 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
八、安全保卫处
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院安全保卫管理工作中的各项规章制度 1.3综合治理各项工作文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4在法制教育、治安防范教育及安保工作中形成的文件 1.4.1重要的 1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 30年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
九、校企合作办
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院招生、就业工作中的各项规章制度 1.3招生、就业工作中形成的工作文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4签订的各类合同、协议 1.4.1重要的 1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
十、评估督导室
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院教学评估督导工作中的各项规章制度 1.3教学评估督导工作中形成的工作文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 |
10年 30年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
十一、信息技术中心
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院信息化工作中的各项规章制度 1.3工作中形成的文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4签订的各类合同、协议 1.4.1重要的 1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
十二、培训鉴定中心
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院培训鉴定工作中的各项规章制度 1.3学生技能培训鉴定、社会培训、技能鉴定、技能竞赛以及成人教育工作中形成的工作文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4签订的各类合同、协议 1.4.1重要的 1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
十三、图书馆
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本院图书馆管理、使用工作中的各项规章制度 1.3图书馆管理工作中形成的文件 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4签订的各类合同、协议 1.4.1重要的 1.4.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
十四、各教学系部
序 号 及 条 款 名 称 | 保管期限 |
1业务工作文件材料 1.1年度及以上工作计划及总结 1.2本系部教育教学工作中的各项规章制度 1.3本系部专业建设、教研教改、师资队伍建设工作中形成的文件资料 1.3.1重要的 1.3.2一般的 1.4本系部学生管理及各类活动文件资料 1.4.1重要的 1.4.2一般的 1.5本系部实训实验设备管理资料 1.5.1重要的 1.5.2一般的 |
10年 30年
永久 10年
永久 10年
永久 10年 |
2本部门在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等材料 2.1召开的工作会、表彰会、学习宣传活动、上级领导视察、外出考察调研等形成的照片、录音、录像材料 2.2本部门荣获的各种奖励证书、奖牌、奖杯等 2.2.1重要的 2.2.2一般的 |
永久
永久 10年 |
附件2
档案移交备考表
向学院档案室移交档案共计 件，其中:
文字档案 件；
声像档案 件；
会计档案 件；
基建档案 件；
其它档案 件。
附：档案移交目录一式三份，共 张。
移交部门公章 接受部门公章
移交人： 接受人：
部门负责人: 部门负责人:
年 月 日